文面格式分为版头、主体、版记三大部分。本期将详述版头部分的格式要素。
1．版头部分
版头部分是指公文首页红色分隔线以上的部分。其中包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人以及红色分隔线等内容。
●份号（公文份数序号）
份号是指公文印刷份数的顺序号。一般用6位3号阿拉伯数字。顶格编排在版心左上角第1行，编码一般用六位数，如：000001。一般公文不印份号，有密级的公文（绝密、机密、秘密）要印份号。《办法》只要求“绝密”“机密”级公文标明份号。一般公文不印份号，涉及公文应当标注份号。
其格式布局如国1-2所示：
●密级和保密期限
涉密公文必须标注秘密等级。秘密等级包括绝密、机密、秘密三级（画字之同空1字，有保密期限时不空字），秘密等级和保密期限用3号黑体字、顶格编排在版心左上角第二行，两者之间用“★“隔开。标注方法如：绝密★30年，机密★20年，秘密★10年。如没有保密期限，应当按照国家保密期限的规定上限处理。
《中华人民共和国保密法》规定：“确定国家秘密的密级，应当遵字定密权限。中央国家机关、省级机关及其授权的机关、单位可以确定绝密级、机密级和秘密级国家秘密；设区的市、自治州一级的机关及其受权的机关、单位可以确定机密级和秘密级国家秘密。县级机关、单位不再拥有定密权。”
●紧急程度（简称急度）
紧急公文分别标明”特急”“加急”。用3号黑体字，顶格编排在版心左上角，两字之间空1字。紧急电报分别标明“特提”“特急”“加急”“平急”。
”特急“”加急“中间是否空一个字，与”密级“保持一致。
如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，紧急程度在版心左上角第一行。
其具体布局如图1_3所示
●发文机关标志（红色）
发文机关标志由发文机关名称加”文件“二字组成，发文机关名称使用发文机关全称或者规范化简称。如”国务院办公厅文件XX省人民政府文件”。发文机关标志居中排列，上边缘至版心上边缘统一为35mm，使用小标宋体字，颜色为红色。
联合行文时，主办机关名称排列在前面，协办机关排列在后面，上下均匀对齐，“文件”至于发文机关右侧，上下居中排布。如联合行文机关过多，首页必须显示正文。
新格式统一规定为：上边缘至版心上边缘为35mm，再加上天头37mm，发文机关标注到上页边为72mm，作了统-一上行文和平行文、下行文公文机关标注的位置。
上行文、下行文的格式布局如图1-4、图1-5所示。
●发文字号（简称文号）
发文字号是发文机关按年度为公文编排顺序的代号，由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，如“国发〔2006〕1号”。发文机关代字的编排由大到小，即”地名代字十机关代字十分类代字”，如山东省人事厅干部培训处代字为“鲁人干”。年份、顺序号用阿拉伯数字标注。年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，序号不编虚位（即1不1编为001）不加“第”字．发文字号位于发文机关标志下空2行，用3号仿宋体字标注，居中排布。
几个机关联合行文，只标明主办机关发文字号。如“国办发（2012）8号“。
上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
命令只有顺序号，没有机关代字和年份．如“中华人民共和国主席令第五号”。
●签发人
签发人是批准发出公文的机关领导人。“上行文应当标注签发人姓名”，平行排列于发文字号右侧，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字。编排在发文机关标志下空两行位置，“签发人”三字用3号仿宋体标识，后标全角冒号，冒号后签发人姓名用3号楷体字标识．领导人签发的应该是职权范围内的文件，不得越级签发。具有全局性的重要局部性、事务性的公文，由分管领导签发；联合发文，由朕合发文机关负责人签发；办公厅（室）公文，由秘书长或办公厅（室）主任签发。
如有多个签发人，签发人姓名按照发文机光的排列顺序从左到右、自上而下均匀编排，一般每排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
●分隔线（红色）
分割线是指发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分割线。
来源《公文写作范例大全》
